一、管理原則  

公司行政檔案由行政部統一管理，各小區的檔案由各小區統一管理。公司定期檢查小區的檔案管理工作，提高檔案管理質量，各級部門必須做到檔案專人管理，文件資料收發程序規范，資料不丟失，整理分類明確合理，標簽整齊美觀，查閱方便。
 

二、小區物業服務中心檔案的建立

檔案資料構成包括以下幾部分：

業主資料

——業主購房合同；                                         

——驗房確認手續證明；
      ——入伙手續證明（領鑰匙手續）；
      ——業主書面承諾書；                             
      ——業主與物業公司簽訂的物業服務協議書；
      ——裝修審批手續；
      ——業主專有部分維修記錄；
      ——業主/物業使用人姓名、聯系電話；
      ——出租、轉讓資料。

物業資料

——項目開發資料
     ①開發批準文件；

②規劃許可文件；

③投資許可文件；

④用地批準文件；
 

⑤建筑施工許可文件；
 

——產權資料

①物業權屬證明；

②房屋銷售證明；

③房屋測繪面積證明；

④地下停車場權屬證明；

⑤會所、商鋪、路面停車庫、   雜物房等權屬證明。
 

——竣工驗收資料：

①圖紙資料包括：

●規劃設計圖紙；

●紅線圖、總平圖；

●建施圖、電施圖、水施圖；

●共用設施地下管線分布圖；  

●房屋配電、供水、供氣管線分布資料。

②竣工驗收資料包括：

●建設工程竣工驗收合格證明；

●綜合驗收合格證明； 

●消防工程驗收合格、綠化工程驗收合格證明、環保驗收合格證明；
 

——公共配套設施合格證明及設備設施的相關技術資料：

①電梯設備：原廠合格證、隨機文件、技術監督部門檢驗合格證、及注冊證明；電梯呼救對講系統資料及竣工圖紙；

②變壓器設備：合格證、使用說明、注冊證明、備案證明及變壓器移交供電部門的相關文件（如項目的供電為一戶一表，變壓器的權屬應移交供電部門，今后的維護由供電部門實施）； 

③安防監控設備：合格證、使用說明，線路布置平面圖；

④二次加壓設施：技術指標、使用說明、合格證、水池清洗合格證等；

⑤公共照明設施（數量、分布及施工圖紙）；

⑥自發電機組的備案證明及與供電局簽訂的供電協議，機組的隨機文件、合格證等；

⑦消防設備（合格證、使用說明）、設施圖紙；

⑧公共用水電計量設施；

⑨其他設施；

⑩設施、設備保修期限資料。

——房屋資料

①《住宅質量保證書》（樣本）；

②《房屋使用說明書》（樣本）；

③《商品房買賣合同》（樣本）；

④《業主臨時公約》（樣本）；

⑤《住戶手冊》（樣本）。
 

業主投訴記錄資料

協管資料——使用的各種表格，案件、事故記錄資料。

催費資料——催費函、律師函、催費通知單。

維修資料——派工資料、上門服務記錄資料、故障記錄、處理資料、設備檢查記錄資料。
 

三、公司檔案建立

㈠檔案分類：

1.公司各項規章制度卷：

—公司行政、人事管理文檔；

—各小區物業管理手冊；

—綜合管理部管理手冊；

—秩序管理部管理手冊；

—工程維修部管理手冊；

—綠化潔衛部管理手冊；

—物業管理表格匯集。

2.公司收發文卷（請示報告、 發文發函等）。

3.標書、合同、協議文檔。

4.人員培訓文檔。

5.獎勵與處罰文檔。
 

四、檔案資料整理要求：

1.檔案必須專人管理，檔案資料的存入和借出必須實行登記、交接、審批制度，如專管員不在崗，則檔案室鑰匙必須交給主管領導保管；

2.檔案移交（接、交）必須辦理移交手續：

⑴移交方應列出清單；

⑵雙方應在清單上蓋章簽字確認。

3.業主的資料——應為一戶一袋，資料袋封面應該有業主姓名、住房棟號、單元號、房號、聯系電話、資料目錄；

4.項目建設資料——應按資料移交的要求分類裝袋（打包），資料必須做好目錄登記； 

5.文件、公函——按收文、發文分類：

⑴收文

①上級來文（包括政府、上級主       管部門）；

②同級單位業務來文（同行、兄  弟單位）；

③下級來函（公司下屬部門）。

⑵發文

①向上級呈文函；②向同級單位發出業務函件；

③向下級單位發出業務函件。

6.所有文件資料必須編上序號，統一編制目錄，隨到隨增，統一存入卷宗/資料袋/捆綁打包，避免亂放和丟失，卷宗/資料袋/捆綁打包面上應有明顯、統一的標識；

7.檔案必須定期清理核對，發現缺漏立即補充并做詳細說明；

8.檔案保管期限：按公司規定（建設資料、設備資料、業主資料必須永久保存）；

⒐小區如因物業公司的更迭，必須移交檔案資料的，必須經公司領導審批，并辦理移交手續；

⒑業主的資料非公安、司法機關和未經領導批準不得擅自對外提供。